Ngày 10/6/2025, VV.88 phiên bản mới ban hành Kế hoạch số 118/KH-UBND về thực hiện thống kê, bàn giao, tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

Theo đó, Kế hoạch nêu rõ mục đích là: Tăng cường vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện việc thống kê, bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc nghiêm túc triển khai thực hiện đảm bảo chất lượng, tiến độ đề ra; xác định nội dung công việc, thời gian thực hiện, tiến độ thực hiện, thời gian hoàn thành các nội dung công việc gắn với chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch.

Yêu cầu: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được thống kê đầy đủ, toàn vẹn, quản lý tập trung, thống nhất, an  toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó trước khi bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý; nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, làm hư hỏng, mất mát hay tiêu hủy trái phép tài liệu; không làm hư hỏng, thất lạc tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ  máy; không được mang tài liệu ra khỏi cơ quan, tổ chức khi chưa được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cấp có thẩm quyền.

Kế hoạch nêu rõ một số nhiệm vụ thực hiện như sau:

- Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh; các sở, ban, ngành tỉnh; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh; các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập; các hội được Đảng và Nhà nước giao nhiệm vụ cấp tỉnh: Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu có giá trị  bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định trước ngày 19/6/2025; thống kê, giao nộp tài liệu bảo quản có thời hạn và tài liệu đã giải quyết xong vào Lưu trữ cơ quan trước ngày 20/6/2025; công chức, viên chức, người làm việc tự  bảo quản tài liệu đang giải quyết để tiếp tục giải quyết, cập nhật tài liệu cho đến khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo việc  bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận nhiệm vụ để tiếp tục theo dõi, giải quyết ngay sau khi cơ quan, tổ chức mới đi vào hoạt động.

- UBND cấp huyện (bao gồm cả tài liệu của các hội do Đảng và Nhà nước giao nhiệm vụ cấp huyện): Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định trước ngày 16/6/2025; thống kê, lập danh mục, đóng gói, dán nhãn (theo mẫu tại Phụ lục V đính kèm); tiến hành  niêm phong, bàn giao tài liệu cho Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử) đối với  tài liệu bảo quản có thời hạn, tài liệu loại, hết giá trị và tài liệu đã giải quyết xong  để quản lý, bảo quản theo quy định trước ngày 16/6/2025; công chức, viên chức, người làm việc tự bảo quản tài liệu đang giải quyết để tiếp tục giải quyết, cập nhật tài liệu cho đến khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy. Chủ tịch UBND cấp huyện chỉ đạo bố trí riêng phòng, kho lưu trữ để quản lý, bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu đang giải quyết; tiến hành niêm phong, bàn giao cho UBND cấp xã  mới được giao nhiệm vụ giải quyết. Thời hạn hoàn thành tập kết tài liệu, niêm  phong phòng, kho lưu trữ trước ngày 27/6/2025. Căn cứ tình hình thực tế, UBND cấp huyện có thể bàn giao đồng thời cho Sở Nội vụ các loại tài liệu theo 04 danh mục tài liệu gồm: (1) Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn; (2) Tài liệu có thời hạn bảo quản; (3) Tài liệu đã giải quyết xong nhưng chưa chỉnh lý; (4) Tài liệu loại, hết giá trị.

- UBND cấp xã: Thống kê, lập danh mục, đóng gói, dán nhãn tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và tài liệu đã giải quyết xong (theo mẫu tại Phụ lục V đính kèm); hoàn thành việc niêm phong, tập kết, bàn giao toàn bộ tài liệu của UBND cấp xã vào phòng, kho lưu trữ tập trung để quản lý, bảo quản an toàn tài liệu trước khi bàn giao cho UBND cấp xã mới trước ngày 16/6/2025; Cán bộ, công chức tự  bảo quản hồ sơ, tài liệu đang giải quyết để tiếp tục giải quyết, cập nhật tài liệu; đồng thời, thống kê, đóng gói, niêm phong, bàn giao tài liệu vào phòng, kho lưu trữ khi công việc đã giải quyết xong và trước khi UBND cấp xã kết thúc hoạt động. UBND cấp xã hoàn thành tập kết, bàn giao tài liệu vào phòng, kho lưu trữ  tập trung và niêm phong phòng, kho lưu trữ trước khi bàn giao cho UBND cấp xã mới trước ngày 27/6/2025.

Nội dung chi tiết tại Kế hoạch số 118/KH-UBND.